e-apostille et e-registre

L'ingénierie notariale au service du projet de l'entreprise

e-apostille et e-registre

Rapport du 118e Congrès des notaires de France - Dernière date de mise à jour le 31 janvier 2022
– Le développement des e-apostilles et e-registres des apostilles. – Afin de faciliter le contrôle de l'origine de l'apostille et de lutter contre la fraude dans ce domaine, le programme d'apostille électronique (e-APP) et d'e-registre a été lancé en 2006 par la Conférence de La Haye.
La gestion et l'assistance technique pour l'e-APP sont fournies par le Bureau permanent de la Conférence de La Haye de droit international privé (HCCH).
– L'e-apostille pour un document électronique ou papier. – Au vu de l'explosion du nombre de documents électroniques émis dans le monde, l'e-apostille permet d'apostiller des actes publics électroniques en conservant les avantages que ces documents présentent en termes de facilité de transmission. Mais l'e-apostille peut également être émise pour un acte public établi sur papier.
– L'e-registre des apostilles électroniques. – Quant au e-registre, il s'agit d'un registre électronique auquel le destinataire d'apostilles peut avoir accès en ligne, ce qui facilite le contrôle de l'origine des apostilles.
– Programme e-apostille. – Trente-cinq États ont déjà mis en œuvre le programme e-apostille, soit 30 % des États parties à la Convention de La Haye. L'état de mise en œuvre du programme e-apostille est consultable sur le site de la Conférence de La Haye (www.hcch.net). Il en est de même des liens permettant d'accéder au registre électronique des États parties au programme.
– Le décret du 17 septembre 2021 et l'e-apostille électronique 324 . – Le décret précité du 17 septembre 2021 donnant compétence aux notaires pour la délivrance des légalisations et apostilles à compter du 1er septembre 2023 prévoit que ces formalités seront principalement délivrées sous forme électronique, après consultation par les autorités compétentes de la base de données des signatures publiques. Le registre électronique (e-registre) des légalisations et apostilles sera créé par le Conseil supérieur du notariat.

Belgique et e-apostille

En Belgique, et ce depuis le 1er mai 2018, les apostilles sont délivrées uniquement sous format électronique.

Les trois types d’e-registre d’apostilles électroniques

Actuellement, les e-registres peuvent se classer en trois principales catégories en fonction des informations qui s'affichent en réponse à la demande d'un destinataire qui souhaite vérifier l'origine d'une apostille. Soit l'e-registre n'affiche que des informations de base confirmant qu'une apostille portant le numéro et la date correspondants a bien été émise. En général, il s'agit d'une réponse de type « oui » ou « non ». L'e-registre apporte la certitude que l'apostille existe, non qu'elle circule avec le bon document. Soit l'e-registre ne se contente pas de confirmer qu'une apostille portant le numéro et la date correspondants a bien été émise. Il fournit également des informations sommaires sur l'apostille et/ou sur l'acte public (lieu d'émission de l'acte, autorité émettrice, etc.). Soit, pour les États qui ont développé le système le plus avancé, l'e-registre permet également de vérifier numériquement l'apostille et/ou l'acte public sous-jacent, avec une image scannée du document et de l'apostille. Il est alors possible de vérifier que l'apostille circule avec le bon document.