La présence à l'acte

Rapport du 115e Congrès des notaires de France - Dernière date de mise à jour le 31 janvier 2019

La présence physique à l'acte

Les principes relatifs à la solennité de l'acte authentique ont été rappelés au titre III (V. supra, n°), auquel il est ici renvoyé. De même, au titre II, où est abordé le thème du lieu de signature, l'importance de la présence physique du notaire a été précisée lors de la cérémonie de signature (V.supra, n°). En définitive, la présence physique d'une personne majeure de nationalité étrangère n'appelle pas d'observation supplémentaire à celles déjà détaillées et évoquées dans les règles d'état civil générales (V. supra, n°) ou les règles européennes (V. supra, n°), lorsqu'il est nécessaire d'avoir à l'esprit la particularité de l'état des personnes étrangères ; tout comme les règles relatives au contrôle d'identité (V. supra, n°) que le notaire doit effectuer à l'égard de son client physique étranger présent face à lui lors de la signature.

Seront simplement repris, sous forme de récapitulatif, les points de vigilance que le notaire doit respecter en présence d'un client majeur, de nationalité étrangère, qui comparaît à l'acte.

Tous ces points vérifiés et respectés, la présence physique du client étranger à l'acte permet au notaire de recevoir son acte dans les meilleures conditions possibles de comparution.

En plus de la présence physique, traditionnelle, une autre forme de présence va apparaître dans les années à venir : au regard de l'évolution technologique et des besoins des clients qui ne souhaitent plus perdre de temps en déplacements et voyages, la présence de la personne physique sera bientôt dématérialisée.

Au moyen d'écrans interposés,viaune transmission par visioconférence sécurisée, la cérémonie de signature de l'acte authentique, au cours de laquelle le notaire reste physiquement présent, deviendra un nouveau standard.

La présence physique d'un client étranger à l'acte : ce qu'il faut retenir

SON ÉTAT CIVIL :

Règles générales de droit commun : les actes d'état civil bénéficient d'une présomption de force probante, résultant de l'article 47 du Code civil (V. supra, n°). Cependant, les actes établis à l'étranger en langue étrangère doivent être présentés au notaire qui doit exiger l'original accompagné de sa traduction jurée : cf. Instr. gén. relative à l'état civil, 11 mai 1999, § 586-1 (visée en note de bas de pagesupra, sous n°), le tout conformément apostillé, sauf exceptions (V. infra, n° ).

Nouvelles règles européennes depuis le 16 février 2019 : les actes d'état civil concernant des ressortissants d'un État membre devant comparaître à un acte notarié n'ont plus à faire l'objet d'aucune traduction ni de légalisation (par apostille ou autre) : dans la mesure où les documents présentés au notaire sont des copies certifiées simplement par l'autorité locale qui les délivre, ils suffisent désormais pour justifier de la situation personnelle du client présent physiquement devant le notaire lors de la signature de l'acte : V.supra, n°.

SA CAPACITÉ – MAJORITÉ

La capacité du client est généralement acquise quand il atteint la majorité. L'âge de la majorité diffère selon les États, et la règle de conflit en matière de capacité est soit rattachée à la nationalité (loi française issue de l'article 3 du Code civil (V. supra, n°), soit à son domicile (règle de conflit decommon law : V. supra, n°).

SON IDENTITÉ

Les obligations d'identification ajoutées aux obligations de vigilance dans la lutte contre le blanchiment imposent au notaire de conserver une copie d'une pièce officielle d'identité, peu importe qu'elle ait été délivrée à l'étranger, dans la mesure où toutes les indications réglementaires y figurent (V. supra, n°).

SA COMPRÉHENSION DE L'ACTE

Le notaire doit s'assurer que le client étranger comprend bien le français. Au moindre doute, si le client ne maîtrise pas, peu ou mal la langue française, le notaire doit l'inviter à recourir à un interprète. Sa responsabilité peut être engagée s'il n'est pas en mesure d'apporter la preuve qu'il a bien averti les parties des conséquences de l'acte (V. supra, n°).

Sur ce point, la caisse de garantie collective préconise lemodus operandisuivant (V. supra, n°).

adresser d'office, et préalablement à la signature de l'acte notarié, un projet de l'acte aux parties (sans nécessité de traduction), surtout si elles ne maîtrisent pas la langue ;
le notaire doit se ménager la preuve d'avoir invité le client à se faire assister par un interprète ;
la faute commise par le client de ne pas se faire assister n'exonère pas le notaire de sa responsabilité d'avoir à l'inviter à le faire ;
l'intervention d'un interprète assermenté permet d'avoir l'assurance de la fidélité de la traduction, mais aussi de sa neutralité ;
l'intervention de l'interprète sera mentionnée au pied de l'acte.

La présence dématérialisée à l'acte authentique électronique à distance

Le notariat, un écosystème digitalisé reconnu

L'évolution technologique fulgurante qu'entraîne la révolution numérique en marche est à l'origine de la loi du 7 octobre 2016 (V. supra, n°), «Loi pour une République numérique».

Le notariat n'est pas en reste, ainsi qu'il a pu être démontré précédemment (V. supra, n° ). Il devient même sujet de recherche pour la Mission de recherche Droit et Justice du ministère de la Justice, qui a demandé à une équipe d'experts (composée d'universitaires et de praticiens – juristes et développeurs d'outils numériques) de mener sur le notariat et le numérique des travaux de recherche pluridisciplinaire et collaborative, à la fois fondamentale et appliquée.

Le thème de cette mission de recherche est intitulé : «Le cybernotaire au cœur de la République numérique».

Le gouvernement a lancé ces travaux scientifiques non seulement parce que le numérique est au cœur du notariat dans la production de ses actes, mais aussi parce que le notariat est lui-même un acteur de la révolution numérique, dans toutes les composantes de son métier.

De plus, son utilité sociale, par la sécurité juridique qu'il apporte – participant de la sorte activement à la justice préventive – démontre la légitimité de la confiance publique que lui accorde l'État français, et d'une façon plus générale et européenne, le Parlement européen ^{1533568002662}et les juridictions européennes ^{1533564972865}.

Les attentes du gouvernement reposent sur l'accompagnement et la compréhension de la mutation numérique de la profession, étroitement liée aux citoyens et à l'État, dans un seul but : «conforter la République numérique» ^{1533562407676}.

Dans cette perspective, le projet est prévu sur deux années, devant se terminer avec la parution des travaux en août 2020.

En collaboration avec la Chambre des notaires des Hauts-de-Seine et l'Université de Paris-Nanterre, cette équipe pluridisciplinaire étudie en profondeur les divers aspects de la numérisation du notariat, pour mieux en mesurer les avantages, autant que les risques et les dangers, afin de renforcer dans cette République numérique française, «l'ancrage du notariat» ^{1533563114097}.

Les chantiers de la justice pour une transformation numérique

Par ailleurs, le 6 octobre 2017, le Premier ministre et la garde des Sceaux ont présenté, au tribunal de grande instance de Nantes, les cinq grands chantiers de la justice. Ces cinq chantiers conduiront à une transformation du secteur en collaboration avec les acteurs du terrain. Le premier chantier intitulé «Transformation numérique» retient ici l'attention, dans la mesure où un premier rapport a été mis en ligne dès le mois de janvier 2018 ^{1533566350153}.

Une des mesures phares proposées par les rapporteurs référents ^{1533566557653}fait écho avec la cérémonie de signature de l'acte notarié : il s'agit, pour les rapporteurs de ce premier chantier, de penser «une audience civile, facilitée, interactive et intelligente» ^{1533566680641}.

Ces travaux tendant à assurer la transition numérique de la justice ne sont pas les seuls en réflexion : la Conférence internationale de La Haye a également ouvert un chantier, en 2008, achevé en 2016, par l'édition duGuide d'utilisation des liaisons vidéos pour les audiences judiciaires et les commissions rogatoires internationales, ce guide constituant l'annexe 6 de la Convention n° 20 du 18 mars 1970 visant à adapter ladite convention internationale à la nécessité de moderniser l'approche de la preuve.

La visioconférence, ses technologies modernes et la Conférence internationale de La Haye

Dans le cadre de cette réflexion portant sur la nécessité d'adapter la Convention «Preuves» aux nouvelles technologies, le Bureau permanent de la Conférence internationale de La Haye a établi un rapport en 2009 ^{1541092009990}dans lequel l'utilisation de la visioconférence est reconnue comme permettant à des parties géographiquement très éloignées l'une de l'autre de communiquer instantanément et de disposer de l'image et du son en temps réelviaun écran ^{1541092261881}.

Ce rapport a donné suite à plusieurs réunions de travail du groupe d'experts internationaux ^{1544504519797}, qui a édité en avril 2016 leGuide d'utilisation des liaisons vidéo, constituant à ce jour l'annexe VI de la Convention «Preuve» ci-dessus visée.

Ce guide indique qu'une liaison vidéo offre par conséquent la possibilité à des personnes se trouvant physiquement dans un État d'entendre un témoin situé dans un autre État.

Il est également indiqué dans le rapport de 2009 que la visioconférence offre les mêmes activités et les mêmes avantages que la présence physique à l'audience ^{1541092308359}. En outre, la comparution par liaison vidéo offre une alternative utile et économique à la présence physique, épargnant aux parties les coûts et difficultés engendrés par des déplacements à l'étranger ^{1541092423063}.

Le rapport conclut qu'un État qui dispose des installations nécessaires à la visioconférence dans ses salles d'audience est tenu, en vertu de la convention, d'exécuter une commission rogatoire visant à obtenir des preuves par liaison vidéo, sous réserve des disponibilités des équipements de liaison vidéo et sous réserve de la compatibilité des technologies utilisées par l'État requis et l'État requérant ^{1541092853329}.

LeGuide d'utilisation des liaisons vidéoénonce dans son introduction, en reprenant les avantages de l'emploi de ces nouvelles technologies, qu'«en abolissant la distance entre le tribunal, les parties, leurs représentants et le témoin, les liaisons vidéo permettent de réduire les délais, les frais, les dérangements, l'incapacité de se rendre au tribunal et l'impact environnemental des déplacements et donc d'améliorer l'efficacité des procédures judiciaires».

Le notaire et la réception dématérialisée

La volonté de développer la visioconférence, au cœur de laquelle se loge l'interactivité de la cérémonie de signature, est déjà inscrite pour le notariat.

Le 16 janvier 2018, en assemblée générale (V.supra, n°), conformément à la consolidation d'une République numérique dans laquelle est ancrée son institution, le Conseil supérieur du notariat a adopté une résolution tendant à développer la réception des actes authentiques électroniques à distance, dont les limites administratives des frontières ne constitueront plus de difficultés matérielles et techniques ^{1541698446848}.

La réception et la signature de l'acte authentique par écrans interposés, dans la mesure où les protocoles de sécurisation des données et des flux seront respectés ^{1541699276909}, pourront s'appliquer au-delà des frontières, dans un strict respect de la souveraineté nationale des États. Le respect de la souveraineté nationale des États est d'ailleurs une question essentielle intégrée dans l'objet des recherches et développements de la Mission Droit et Justice sur les travaux du «cybernotaire au cœur de la République numérique» ^{1533567251457}.

Cette dématérialisation, en abolissant la distance entre les parties, leurs représentants et le notaire, permet de réduire en outre les délais, les frais, les dérangements, ainsi que l'impact environnemental de l'empreinte carbone grâce aux déplacements évités.

Au point que dans le guide d'utilisation pour l'application de la Convention «Preuves», il est indiqué que : «la possibilité d'accomplir un acte d'instruction par liaison vidéo est une bonne pratique mondiale» ^{1541699934009}.