Fondement légal du contrôle, de la présentation et de la conservation d'une copie de la pièce d'identité du client par le notaire

Bien que le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 prévoit à l'article 5 ^{1531647049616}une obligation pour le notaire de connaître l'identité de ses clients, ainsi que la production de tous documents justificatifs à lui remettre, aucune précision n'est donnée quant à la nature des justificatifs d'identité ^{1531646715743}.

Dans un premier temps, dès 1979, la Cour de cassation a précisé les modalités, en imposant au notaire le contrôle de l'identité des parties qu'il ne connaît pas, par la demande de production de pièces officielles comportant photographies et signatures, afin de conforter les mentions figurant dans les livrets de famille, actes d'état civil ou autres pièces qui peuvent lui être présentées ^{1531647706363}.

Mais aujourd'hui, aux obligations d'identification sont venues s'ajouter les obligations de vigilance imposées aux notaires dans le cadre de la lutte contre le blanchiment. Avec ces nouvelles obligations de vigilance et de déclarations de soupçons ^{1531649061231}, tout un arsenal de dispositions législatives et réglementaires constitue désormais la base légale confirmant le devoir de contrôle du notaire de l'identité de son client, que ce dernier soit un client habituel ou occasionnel de l'office.

Parmi toutes ces dispositions étudiées par la quatrième commission (V.infra, n^os et s.), seules celles justifiant la nécessité de se voir présenter la pièce officielle retiendront ici l'attention : il s'agit des dispositions de l'article L. 561-5 du Code monétaire et financier qui prévoit qu'avant d'entrer en relation d'affaires avec le client ou de l'assister dans la préparation ou la réalisation d'une transaction, le notaire doit non seulement identifier son client, et le cas échéant le bénéficiaire effectif de la transaction, mais encore contrôler les éléments d'identification, sur présentation de tout document écrit ayant un caractère probant.

Tout comme le décret de 1971, le terme générique utilisé par le Code monétaire et financier ne permettait pas de connaître avec précision les documents d'identification.

C'est le décret du 18 avril 2018, et plus particulièrement son article 13 qui, en prévoyant l'instauration d'un article R. 561-5-1 dans le Code monétaire et financier, précise enfin les documents exacts à demander, pour en faire une copie destinée à être conservée.

Le nouvel article R. 561-5-1 dudit code prévoit que : «Pour l'application du 2° du I de l'article L. 561-5, les personnes mentionnées à l'article L. 561-2 vérifient l'identité du client selon les modalités suivantes :

Pour un client de nationalité française, il n'existe aucune difficulté particulière : le notaire instrumentaire demande à son client que lui soit présentée sa carte nationale d'identité, telle que le décret n° 55-1397 du 22 octobre 1955 l'a instituée.

Pour un client de nationalité étrangère, le notaire instrumentaire demande également que lui soit présentée une pièce officielle d'identité, peu importe qu'elle ait été délivrée à l'étranger, dans la mesure où toutes les indications prévues à l'article R. 561-5-1 du Code monétaire et financier peuvent y figurer.

Au regard de ces éléments visés dans l'article R. 561-5-1 dudit code, des difficultés techniques apparaissent dans le cadre de la lutte contre le blanchiment : en effet, comment demander des documents officiels justifiant de l'identité d'un client comme il a été indiquésupra, tout en méconnaissant la règle de traduction systématique évoquée, imposée par le paragraphe 586-1 de l'instruction générale de l'état civil (V. supra, n°) ? Une adaptation du paragraphe 586-1 avec ces nouvelles règles de lutte contre le blanchiment serait opportune. Cette adaptation permettrait au notaire de conserver sans difficulté la copie du document original étranger détenu par le client, sans contrainte de traduction obligatoire, le document étranger détenu par le client étant par nature non traduit et sa traduction sans utilité.

La carte de nationalité française répond aux conditions de délivrance et de renouvellement ^{1531652952091}instaurées par le décret de 1955, dont la dernière modification remonte au 2 novembre 2017. Les empreintes digitales du demandeur sont recueillies et numérisées.

Si le client ne détient pas de carte nationale d'identité ni de passeport (qui sera évoqué un peu plus loin), il peut être suggéré au notaire de veiller avec plus de prudence et de précaution, tout en acceptant de se «contenter de consulter d'autres pièces (permis de conduire, carte de transport», contenant les indications prévues par l'article R. 561-1 (une photographie, le nom, les prénoms, les date et lieu de naissance), l'essentiel étant qu'en tout état de cause, il faut que même s'il multiplie «les pièces consultées, de sorte qu'elles puissent se corroborer les unes les autres» ^{1531658105768}, «le notaire [conserve] les diligences effectuées» ^{1531657853525}.

Malgré le caractère biométrique de la carte d'identité nationale française actuelle, elle n'existe pas à ce jour, dans une version électronique ou numérique, à la différence de certains pays dont les ressortissants, potentiels clients de nos études, peuvent être munis d'une telle version.