Les normes d'archivage des documents signés au moyen d'une signature qualifiée

Les professionnels utilisant une signature qualifiée sont soumis à des obligations de conservation. L'archivage à long terme d'une signature électronique qualifiée doit apporter des garanties d'intégrité, de traçabilité, d'imputabilité, de disponibilité et de pérennité du document signé.

Plus précisément, la pérennité ne suppose pas simplement de s'assurer de la persistance du fichier informatique mais de garantir aussi sa lisibilité comme l'exige expressément l'article 28 du décret du 10 août 2005 V. supra, n^o , réf. préc. : « L'acte établi sur support électronique doit être conservé dans des conditions de nature à en préserver l'intégrité et la lisibilité. (…) ».

Pour apporter la meilleure garantie possible de lisibilité et d'affichage fidèle des actes authentiques dressés sur support électronique au cours du temps, le notariat a naturellement fait le choix de la standardisation et s'est tourné vers l'usage du PDF/A, version normalisée au niveau international PDF/A-1 établi le 1^er oct. 2005 en tant que standard ISO 19005 (International Standard Organization) dans une perspective de conservation à long terme des documents électroniques. V. infra, n^o . .

Le format PDF/A avance un certain nombre de conditions et restrictions relatives à la reproduction fiable de l'aspect visuel d'un document. Il est autonome, autodescriptif et indépendant du système utilisé pour l'exploiter.

Pour ce qui concerne l'acte authentique électronique, le Minutier central électronique du notariat (Micen) est ainsi conçu pour n'accepter que des documents au format PDF/A-1, pour l'acte lui-même comme pour ses annexes. Cette contrainte est la meilleure garantie de lisibilité des actes dans le temps.

Mais si le notariat, précurseur de l'archivage électronique et de la dématérialisation, a créé un écosystème garantissant le respect du format PDF/A-1 (via les outils de la profession mais également par le respect des exigences de la profession par les éditeurs de logiciels de rédaction d'actes), l'usage croissant de la dématérialisation et de la signature électronique chez ses nombreux partenaires génère aujourd'hui un défi supplémentaire : comment combiner la sécurité des documents échangés et leur conservation à long terme ?