Deux nouveaux cas d'usages de combinaison de signatures se font jour. Ainsi l'article 25 de la loi no 2019-222 du 23 mars 2019
L. no 2019-222, 23 mars 2019, de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice : JO 24 mars 2019, no 0071.
modifiant l'article 1175 du Code civil prévoit la possibilité de dématérialiser les conventions de divorce contresignées par les avocats
(B)
. De même, la possibilité reconnue au comparant à distance de signer électroniquement une procuration à l'aide d'un procédé de signature qualifiée impose de nouvelles évolutions
(A)
. Dans ces deux hypothèses, des évolutions sont nécessaires.
Les difficultés relatives à l'archivage des documents combinant des signatures électroniques
Les difficultés relatives à l'archivage des documents combinant des signatures électroniques
Rapport du 117e Congrès des notaires de France - Dernière date de mise à jour le 31 janvier 2021
L'archivage de la signature électronique d'une procuration d'un client comparaissant à distance au moyen d'une signature qualifiée
En l'état, et comme il est rapporté dans la « foire aux questions » mise en ligne sur le site du Conseil supérieur du notariat, la société DocuSign (seul prestataire en mesure de proposer à des particuliers d'effectuer une signature qualifiée à distance) propose à ses clients des polices de caractère non compatibles avec la norme PDF/A. Au regard des contraintes d'archivage du Micen rapportées ci-avant
V. supra, no
.
, il est donc nécessaire de faire signer des documents distincts pour conserver la validité des signatures électroniques des différentes parties.
Cette solution est bien évidemment juridiquement fondée, mais techniquement pas totalement satisfaisante.
Dans l'attente que la profession puisse proposer à ses clients un outil de signature qualifiée, pour apporter plus de confort dans la réception d'une procuration à distance, il est nécessaire que DocuSign entame des développements permettant au client de signer un document au format PDF/A.
L'archivage d'une convention de divorce contresignée électroniquement par un avocat
La convention signée par les avocats doit respecter le format PDF/A-1. C'est un prérequis avant d'apposer leur signature électronique sur le document. Au fur et à mesure du développement de la dématérialisation avec ses partenaires, le notariat s'engage dans un nouveau partenariat pour s'assurer du bon usage du format PDF/A dans les cycles de traitement des documents.
Cela implique également des adaptations au sein des systèmes d'information du notariat. Ainsi l'ADSN et les éditeurs de logiciels de rédaction d'actes devront régulièrement adapter leurs outils pour gérer spécifiquement les annexes dématérialisées reçues par les notaires en validant leurs signatures, en vérifiant leurs formats et en les transformant en PDF/A-1 si nécessaire.