Le notaire à la rencontre de ses clients dans l'espace virtuel

Le notaire à la rencontre de ses clients dans l'espace virtuel

Rapport du 117e Congrès des notaires de France - Dernière date de mise à jour le 31 janvier 2021
– L'identité numérique du notaire. – La relation digitale entretenue entre le notaire et ses clients est en pleine expansion, aussi bien en matière de communication de l'office qu'en ce qui concerne le traitement des dossiers, voire la signature des actes V. infra, Commission 3, Partie 2, nos et s. . Qu'il s'agisse de la présence du notaire dans l'espace de communication et d'échanges digital ou des outils d'identification et de signature électroniques de haute sécurité dont il dispose, le notaire possède une véritable identité numérique.
En matière de communication, le Conseil supérieur du notariat a publié un Guide pratique de la communication https://intra.notaires.fr/csn/upload/docs/application/pdf/2019-12/guide_de_la_communication__pages_pour_livret.pdf en juin 2019 confirmant ainsi que les notaires ont l'autorisation d'utiliser professionnellement les réseaux sociaux pour communiquer envers leur clientèle L'article 2.5.2 de ce guide précise notamment que : « La publicité personnelle est prohibée mais pas la communication sur le web et les réseaux sociaux, à condition qu'il s'agisse d'information et non de promotion ou de sollicitation personnalisée. Il faut donc veiller, dans tous les contenus liés à un notaire ou à son office, à ce que ceux-ci ne puissent être interprétés à l'aune d'une démarche publicitaire : pas de référence aux services, aux clients, ou à toute autre information valorisant un notaire au détriment d'un autre ». .
– Visioconférence sécurisée. – Hors signature d'acte authentique, l'autorisation de tenir des réunions dématérialisées résulte toutefois implicitement du déploiement par la profession notariale d'une solution de visioconférence sécurisée et fiable avec la mise à disposition des notaires d'un outil en ligne permettant d'adresser simplement des invitations à leur client. Pour reprendre des raisonnements précédents, le lien créé par l'outil de visioconférence peut alors être analysé comme une prolongation virtuelle de l'office notarial jusqu'au domicile du client.
– Actes authentiques électroniques à distance. – En ce qui concerne la signature d'actes authentiques électroniques, les articles 20 et 20-1 du décret du 26 novembre 1971, modifié par décret du 20 novembre 2020 D. no 71-941, 26 nov. 1971, relatif aux actes établis par les notaires, mod. par D. no 2020-1422, 20 nov. 2020. , prévoient deux hypothèses de réunion dématérialisée V. infra, nos et s., nos et s. .
D'une part l'article 20, en instituant l'acte authentique électronique à distance (AAED), autorise la comparution d'une partie ou plusieurs parties à l'acte chez leur propre notaire à condition que leur consentement soit reçu par celui-ci après que le notaire instrumentaire leur a donné lecture de l'acte en visioconférence au moyen d'un système homologué par le Conseil supérieur du notariat. Dans cette hypothèse, chaque partie se trouve en présence physique de son notaire lors de la lecture de l'acte et appose sa signature en présence de son notaire Il convient toutefois ici d'observer que l'une des parties n'est pas en présence physique du notaire instrumentaire chargé d'authentifier l'acte et que l'acte n'est parfait que par la signature de ce dernier. .
Allant encore plus loin dans la dématérialisation des échanges, l'article 20-1 issu du décret du 20 novembre 2020 a institué la procuration authentique signée par comparution à distance. Ce dispositif permet à des clients de signer des procurations authentiques depuis un lieu géographique différent de celui dans lequel se trouve le notaire au moment de la signature ; c'est le lien virtuel créé par l'outil de visioconférence qui permet la rencontre entre le notaire et les parties.
L'un des apports majeurs de cette solution est la possibilité pour les clients de comparaître à distance depuis l'étranger : seul le notaire, officier public, doit se D. no 71-941, 26 nov. 1971, art. 8 et 9. trouver nécessairement en France pour instrumenter de tels actes.